Kiedy lunch można rozliczać w kosztach firmowych?

Możliwość rozliczania żywności byłaby doskonałą opcją praktycznie w każdej firmie. W końcu każdy musi jeść, więc nie ma przedsiębiorcy, którego budżet jest pozbawiony wydatków na jedzenie. Niestety, z rozliczaniem takich wydatków sprawa jest skomplikowana – co nie oznacza, że żywność w kosztach w ogóle nie może się pojawiać.

Z żywnością w firmie jest trochę jak z paliwem do samochodu. Jest to stały wydatek, po którym w firmie nie zostaje nic „fizycznego”, co można by sprzedać, tzn. taki, który od razu zostaje spożytkowany. Przy czym o ile paliwo stosunkowo łatwo powiązać z uzyskiwaniem przychodów, o tyle żywność może już być pod tym względem trudniejsza. W końcu każdy musi jeść, a nie każdy musi jeździć samochodem. Być może z uwagi na to fiskus z oporem uznaje rozliczanie w firmie wydatków na żywność. Ale to nie znaczy, że nie można pokusić się o skorzystanie z tej opcji. Trzeba tylko przygotować sobie odpowiednie uzasadnienie.

Kiedy żywności na pewno nie można rozliczyć?

Zacznijmy od najbardziej oczywistej sytuacji.

Programista-freelancer, który programuje we własnym mieszkaniu, nie zatrudnia żadnych pracowników i zamawia w trakcie pracy danie chińskie z dostawą do domu. Czy to danie może być kosztem?

Nie. Mimo że programista mógłby ten koszt powiązać z przychodem (w końcu musi jeść, żeby programować), to nie ma mowy o rozliczeniu w kosztach wydatku na tego rodzaju żywność, nawet jeśli jest spożywana w trakcie wykonywania obowiązków firmowych. To samo jest w przypadku kupna innych przekąsek, kawy, herbaty, czy wody mineralnej na własny użytek – nie mogą one stanowić kosztów.

Druga sytuacja dotyczy alkoholu oraz wydatków kwalifikujących się do tzw. reprezentacji. Reprezentacją można określić wystawność, czy okazałość (choć nie jest to jedyna stosowana definicja) i takiego zakupu także nie można rozliczać w kosztach – jest to niezależne od innych okoliczności, które opisuję poniżej.

Mimo takich obostrzeń można wyróżnić 3 sytuacje, w których rozliczenie w kosztach wydatków na zakup żywności jest dopuszczalne.

1. Dla pracowników

Kodeks pracy w niektórych sytuacjach nakazuje dostarczanie napojów lub dań gotowych pracownikom zatrudnionym na umowy o pracę. Oprócz tego zdarza się, że firmy kupują swoim pracownikom przekąski, wodę mineralną, kawę i herbatę także wtedy, gdy nie mają takiego obowiązku. Celem jest wówczas polepszenie atmosfery czy też większa wydajność pracowników.

W obu przypadkach takie wydatki można wrzucić w koszty, o ile nie kwalifikują się do opisanej powyżej reprezentacji. Czym może być w tym kontekście „reprezentacja”? Np. zakup drogiego zestawu sushi, drogich czekoladek czy ekskluzywnych herbat – przy czym pod tym względem nie ma ściśle ustalonych reguł (inaczej mówiąc – przedsiębiorca może argumentować, że akurat w jego branży zakup zestawu sushi jednak jest uzasadniony).

2. Dla klientów

Analogicznie sprawa wygląda pod względem „wrzucania w koszty” żywności i napojów dla klientów. Jest to dopuszczalne wtedy, gdy klienci przychodzą do lokalu przedsiębiorcy (a także w przypadku żywności spożywanej poza firmą – o czym poniżej). Mogą to być przykładowo klienci:

• przychodzący na spotkania do agencji reklamowej, biura rachunkowego,
• gabinetu fryzjera masażysty, psychologa, dentysty, lekarza, itp.,
• sklepu mającego fizyczną lokalizację, np. spożywczego.

Odwracając tę sytuację, wydatki na przekąski czy napoje może być trudniej uzasadnić temu przedsiębiorcy, do którego klienci raczej nie przychodzą. Chodzi np. o programistę prowadzącego działalność we własnym mieszkaniu, serwis internetowy czy sklep online bez opcji odbioru osobistego.

Wśród zakupów motywowanych faktem, że do lokalu firmy przychodzą klienci mogą znaleźć się np. woda mineralna, kawa, herbata, soki, ciastka, paluszki, czy inne przekąski. Analogicznie jak w przypadku zakupów na rzecz pracowników, niektóre wydatki mogą zostać uznane za „reprezentację”. Fanów serialu Mad Men muszę także zmartwić – nie ma opcji poczęstowania klienta whisky i wrzucenia tego w koszty.

3. Poza firmą

Na koniec pozostawiam najciekawszą kwestię, czyli wydatki na żywność spożywaną poza siedzibą firmy i miejscem wykonywania działalności. Inaczej mówiąc – śniadanie, lunch, obiad, kolacja w restauracji. Czy można je wrzucać w koszty?

Lunch biznesowy był przez lata obiektem sporów odnośnie tego, czy stanowi koszt reprezentacji, czy też nie. Izby skarbowe wydawały co do tego sprzeczne interpretacje w różnych sytuacjach. Na szczęście w listopadzie 2013 r. została wydana interpretacja ogólna Ministerstwa Finansów, która tę kwestię wyjaśniła.

Zgodnie z interpretacją, wydatek na obiad z klientem lub mówiąc szerzej, z kontrahentem, może stanowić koszt firmowy, pod warunkiem, że przedsiębiorca jest w stanie udowodnić związek tego obiadu z uzyskanym przychodem. Jak to zrobić?

Np. przedsiębiorca ma klienta z Łodzi, z którym zawarł umowę 4 kwietnia. Rozlicza w kosztach obiad dla dwóch osób spożyty w Łodzi, 2 kwietnia o godz. 15. Taki wydatek według nowej interpretacji ogólnej nie powinien budzić zastrzeżeń fiskusa.

Z kolei zgodnie z wyjaśnieniami ministerstwa nie ma mowy, by przedsiębiorca rozliczał w kosztach wydatki na obiady spożywane samemu, z przyjaciółmi, czy z rodziną, czyli w celach prywatnych. Nie ma także mowy o tym, by rozliczać w kosztach wydatki na alkohol, nawet jeśli przedsiębiorca jest przekonany, że zakup np. wina do obiadu jest w jego branży oczywisty.

Kontrowersje w kosztach są na porządku dziennym

Jak widać, rozliczanie w firmach wydatków na żywność może być problematyczne, dlatego trzeba rozważyć, czy ryzykowanie jest warte zachodu. Z pewnością większą determinacją powinny wykazywać się te firmy, dla których wydatki na żywność stanowią dużą i ważną pozycję w budżecie. Jest to po prostu jeden z wielu kosztów, dla których trzeba sobie przygotować solidną argumentację, a wtedy powinno się udać z rozliczeniem. Zwłaszcza, gdy przedsiębiorca ma pracowników na umowach o pracę lub fizyczny lokal, w którym przyjmuje klientów. Więcej informacji na temat takich "nieoczywistych" pomysłów na koszty firmowe znajdziecie na naszym edukacyjnym kanale na YouTube:

Trwa ładowanie komentarzy...